Privacybeleid

Algemeen

Dit is het privacy statement van Wilhelminapark Tandartsen, gelegen aan het Wilhelminapark 122, 5041 EH in Tilburg.  In dit privacy statement kun je lezen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en waarom we dit doen. Wij respecteren jouw privacy en doen er alles aan om jouw persoonsgegevens te beschermen met in achtneming van de geldende privacywet- en regelgeving. 

Ons privacy statement kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacy statement vind je altijd op onze website. Dit privacy statement is op 10 augustus 2024 voor het laatst gewijzigd. Mochten er vragen zijn over de verwerking van de persoonsgegevens of deze privacyverklaring, dan kunt je contact opnemen met Marjon Roes op e-mailadres marjon@wilhelminaparktandartsen.nl

Toepassing privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Wilhelminapark Tandartsen van je verzamelt en verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

1. Verlenen van tandheelkundige zorg

Indien je onder behandeling bent bij ons, zijn wij wettelijk verplicht om een medisch dossier van je bij te houden waarin wij de relevante gegevens noteren in verband met jouw behandeling. Hiervoor vragen wij je, wanneer je bij ons komt voor een eerste consult of behandeling, om verschillende gegevens zoals:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Gegevens van jouw zorgverzekering
• Medische gegevens
• Legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat jij het bent
• Burger servicenummer (BSN)

Wij bewaren geen kopie van jouw legitimatiebewijs. Jouw BSN hebben wij nodig voor een veilige en juiste zorgverlening. Ten behoeve van oproepen van herinneringen voor afspraken per e-mail, telefoon of SMS/app verwerken wij jouw voor- en achternaam en geboortedatum. Voor de verbetering van de door ons verleende tandheelkundige zorg gebruiken we geanonimiseerde gegevens uit onze patiëntendossiers.

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. Voor het bewaren van medische gegevens bijvoorbeeld hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar volgens de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst.

2. Betaling van de verleende tandheelkundige zorg

Voor de betaling van onze facturen maken wij gebruik van de diensten van een administratiekantoor genaamd Payt. Doordat wij een verwerkersovereenkomst hebben met Payt, mag Payt zonder toestemming van patiënten (bijzondere) persoonsgegevens verwerken.

Voor dit doel verwerken wij onder andere jouw NAW-gegevens, betalingsgegevens, factuurgegevens en bankrekeningnummer in onze klantenadministratie. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.

3. Kwaliteit van de zorgverlening en klachtafhandeling

Om de kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht waarvoor wij in sommige gevallen steekproefsgewijs persoonsgegevens nodig hebben om deze processen en (controle)systemen uit te voeren en up-to-date en correct ingericht te houden. Daarnaast hebben wij de opvang na prikaccidenten ondergebracht bij PrikPunt (meld- en adviespunt van Centrum Infectipreventie van Keurcompany), waarvoor wij in voorkomende gevallen ook persoonsgegevens van betrokkenen moeten delen. Onderdeel van ons kwaliteitsmanagementsysteem is een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. Het staat je vrij om hier wel of geen medewerking aan te verlenen. Als je een klacht indient over onze zorgverlening, wordt deze klacht behandeld door een interne klachtenfunctionaris.

Voor dit doel verwerken wij jouw NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en alle overige persoonsgegevens die je aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de behandeling van jouw klacht. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.

Voor kwaliteitsdoeleinden en/of om de werking van het kwaliteitssysteem te toetsen, wordt er periodiek visitatie uitgevoerd in de praktijk en wordt de praktijk periodiek bezocht door een certificerende instelling. De visiteur/auditor van de certificerende instelling wenst hierbij toegang tot enkele patiëntendossiers die aanwezig zijn in de praktijk. Door middel van een toestemmingsformulier wordt vooraf toestemming gevraagd voor inzage door de visiteur/externe auditor van de certificerende Instelling. Het getekende formulier wordt opgeslagen in het patiëntendossier. De visiteur/externe auditor krijgt uitsluitend inzage in de dossiers waarvoor schriftelijke toestemming is verkregen.

4. Het nakomen van wettelijke verplichtingen

We zijn soms wettelijk verplicht om de persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren voor de uitvoering van onze dienstverlening aan derden te verstrekken, zoals aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), politie en justitie of de FIOD-ECD. We zullen gegevens nooit doorgeven zonder dat wij daartoe verplicht zijn op grond van een wettelijke plicht.

Hierbij moet je denken aan inzage van medische dossiers door zorgverzekeraars als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet of het vorderen van inzage in patiëntendossiers in het kader van de toezichthoudende taak van IGZ, ook zonder toestemming van de patiënt. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de NZa en de FIOD-ECD te verstrekken.

5. Gebruik en verbetering van onze website

Wilhelminapark Tandartsen gebruikt technische en functionele cookies en daarnaast ook analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt jezelf afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

6. Sollicitatie en recruitment

Om jouw sollicitatie te kunnen behandelen, verwerken wij jouw persoonsgegevens. Hiervoor verwerken wij NAW-gegevens, contactgegevens en alle overige persoonsgegevens die je aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de sollicitatie. Wij bewaren de persoonsgegevens tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. In dat geval bewaren wij jouw gegevens maximaal 13 maanden. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.

7. Beveiliging

Bij de entree en/of in het pand worden camerabeelden gemaakt voor jou en onze veiligheid. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard. Tenzij er sprake is van een incident, dan worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.

Grondslagen voor de verwerking

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden: voor de uitvoering van een overeenkomst, vanwege een wettelijke verplichting, met jouw toestemming of vanwege gerechtvaardigd belang.

Betrokkenen bij de verwerking van jouw persoonsgegevens

Onze medewerkers

Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Derde partijen

Het kan nodig zijn dat wij jouw persoonsgegevens delen met derde partijen. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen of adviseurs die wij inschakelen voor sommige processen. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens hebben wij de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor je ze aan ons hebt verstrekt.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij doen er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw persoonsgegevens te voorkomen. Hiertoe hebben wij allerlei technische en organisatorische maatregelen genomen.   

Zo hebben onder andere alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien een geheimhoudingsverplichting, hanteren wij een informatie beveiligingsbeleid, hebben wij verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers afgesloten en werken wij in een beveiligde IT omgeving.

Jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens

Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens die wij verwerken. Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kun je onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken jouw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan jouw verzoek tegemoet kunnen komen. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Binnen maximaal 4 weken na ontvangst van jouw verzoek ontvangt je van ons een reactie. Het kan voorkomen dat wij niet aan jouw verzoek kunnen voldoen, wij geven dan duidelijk aan waarom we dit niet kunnen.

Hoe kunt je ons bereiken?

Als je vragen heeft over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je een email sturen naar info@wilhelminaparktandartsen.nl. Ook zijn wij telefonisch bereikbaar op 013 – 20 70 472.

Wilhelminapark Tandartsen

Wilhelminapark 122

5041 EH Tilburg